Welke papieren mag u begin 2024 verticaal klasseren?

Nu u misschien nog wat vakantie heeft, bestaat de kans dat u “grote kuis” houdt in uw bureau. Welke documenten moet u nog bijhouden en welke niet ?

Wat bewaren ? 

In theorie moeten er een hele hoop documenten bewaard worden : uw jaarrekening, facturen, grootboek, bankuittreksels, inventaris, contracten, bestelbons, leverbons, professionele agenda’s, briefwisseling en e-mails, aandelenregisters, enz. 

Hoe bewaren? 

Dat mag op papier, digitaal of een combinatie van beide.

Waar? 

In principe moet u de boekhouding bijhouden op de zetel van uw vennootschap. Dat uw boekhouding tijdelijk bij uw boekhouder ligt om bijgewerkt te worden, is op zich geen probleem, maar permanent (een deel van) uw boekhouding elders bijhouden, kan niet zomaar. Digitale documenten mag u ook ‘in de cloud’ bewaren, op voorwaarde dat u er in België een gewaarborgde online toegang toe heeft.

Hoelang bewaren?

Tem 2022 : alles tot het verstrijken van het zevende boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk bijhouden.

Vanaf 2022 : bewaartermijn verlengd tot tien jaar voor de boekjaren verbonden aan aanslagjaar 2023 en daarna.

Drie uitzonderingen. 

Volgende stukken of facturen moet u langer bewaren dan zeven of tien jaar :

• Alle stukken i.v.m. onroerende goederen : 15 jaar of zelfs 25 jaar (Optionele BTW verhuur)
• Investeringsfacturen : 7 of 10 jaar na het jaar van de laatste afschrijving.
• Fiscaal overgedragen verlies : de boekhouding van het jaar waarin dat verlies zich voordeed, hoelang geleden dat ook mag zijn, bijhouden zolang de aangifte waarin u het verlies in aftrek neemt, nog gecontroleerd kan worden.

Wat mag u in 2023 weggooien? 

• Alles van boekjaar 2016 of eerder
• Facturen van investeringen die de laatste keer afgeschreven zijn in 2016
• Boekhouding van een verliesjaar mag pas weg wanneer het jaar waarin u het verlies in aftrek neemt, niet meer gecontroleerd kan worden.